Zieldefinition – ein Kern-Teilprojekt im Projektmanagement (oder auch: ohne Ziel kein Start und kein Ende)

Gutes Projektmanagement hat eine ausgearbeitete Zieldefinition. Mit einer Zieldefinition, die klar, deutlich und detailliert dargestellt, abgestimmt und kommuniziert ist, ist ein wichtiger Teil der Projektklärung geschafft.

In der Praxis ist es teilweise leider so, dass Projekte initiiert werden, ohne dass die Verantwortlichen und Entscheidungsträger eine konkrete Zielvorgabe oder –Vorstellung haben. Das es dann während des Projektverlaufes zu Unstimmigkeiten und Meinungsverzweigungen seitens Projektmanager und/oder Auftraggeber/Kunde kommt, ist nicht verwunderlich. Ein weiterer “Ausläufer” kann sein, dass ein oder alle Hartfacts (Zeit/Kosten/Qualität) aus der Planung laufen. All dies fördert nicht den Projekterfolg.

Eine saubere, grundlegende, stimmige und realistische Zieldefinition ist daher ein “must-have” für jeden Projektmanager, Entscheidungsträger und letztendlich für das Projekt. Die Zieldefinition ist der Kernpunkt eines jeden Projektes.

Je nach Situation und Begebenheit kann der Prozess und die eigentliche Zieldefinition mehr oder weniger umfangreich sein. Welche Faktoren die Definition aufgreifen oder beinhalten ist immer situationsbedingt. Detailliert und realistisch sollte das Ergebnis jedoch immer ausfallen.

Grundlegend sollte eine Zieldefinition folgende Komponenten/Kernziele definieren und formulieren:

Zeit – Kosten – Qualität (+inhaltliche Leistung)

Um sich an eine Zieldefinition heranzuarbeiten gibt es verschiedene Analysen, Methoden, Tools, die je nach Bereich, Situation und Ausgangslage sinnvoll zum Einsatz kommen könnten.
Einige “Hilfsmittel” können sein:

  • IST-SOLL-Analyse

Ziele sind immer “Soll”-Situationen, die den Träger der IST-Darstellung benötigen, um bezogene Ableitungen zu schaffen.

  • W-Fragen

Die W-Fragen können einen groben Übersichtsplan erstellen, der auch in den Projektplan eingearbeitet werden kann:

– Was soll erreicht werden?
Wie kann es erreicht werden?
Wer kann es umsetzen?
Wann (von wann bis wann) kann es umgesetzt werden?
Wofür ist das fertiggestellte Ziel gut, welchen Mehrwert schafft es?

Die W-Fragen können auch in anderen Bereichen eine Anlehnung sein, um todo’s abzuhandeln oder ein kleines operatives Projekt zu unterstützen wie in
Die W-Liste – einfach, kompakt und übersichtlich beschrieben.

  • Meilensteinplanung

Gerne wird auch die Meilensteinplanung zu Rate gezogen, um bei der Zieldefinition konkreter zu werden und ggf. den Zeitaspekt zu erarbeiten. Eine Darstellung und Einsatzmöglichkeit ist z.B. unter
Die Planung mit den „Meilensteinen“ nachzulesen.

  • SMART-Analyse

Diese Analyse ist bei der Zieldefinition sehr bedeutend, da sie eine Art Richtlinie angibt, wie die Ziele sein sollten. Sie kann auch als controlling-tool eingesetzt werden, um die Zieldefinition abschließend zu überdenken:
Sind die Zielangaben…

S= spezifisch (eindeutig und konkret)
M= messbar
A= angemessen (Erreichbarkeit /Ressourcen)
R= realistisch und relevant (und ergeben daher einen Mehrwert?)
T= terminierbar (gibt es ein Start- und ein End-Termin?)

Ist die Zieldefinition gefunden, formuliert und dokumentiert sollte sie final an die Entscheidungsträger kommuniziert werden. Alle Informationen sollten detailliert abgestimmt werden, so dass die Freigabe gesetzt und der Startschuss für das Projekt erfolgen kann.

Der nächste Schritt vom Projektmanager ist die Erstellung des Projektplanes.

Im Nachgang möchte ich gerne auf den interessanten Austausch auf LinkedIn verweisen. Dieser Beitrag hat in der Gruppe ‚Projektmanagement‘ eine vielfälltige Diskussion (mehr als 30 Kommentare) hervorgebracht, die neue und mehrwertige Aspekte darlegt.
An dieser Stelle ein grosses Dankeschön an alle Kommentatoren!

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11 Antworten auf Zieldefinition – ein Kern-Teilprojekt im Projektmanagement (oder auch: ohne Ziel kein Start und kein Ende)

  1. Eine gute Ausführung. Allerdings fehlt mir ein wesentlicher Zwischenschritt: Die „Work Breakdown Structure“ (WBS), die den Projekt Scope strukturiert darstellt und mit den Stakeholdern abgestimmt wird. Erst nach erfolgter, erfolgreicher Abstimmung kann dann auf Basis der WBS Struktur und der untersten Task-/WBS-Ebene der Plan erstellt werden.

    Auch sollte das Reporting auf den Strukturen der WBS aufbauen.

    • Guten Tag Herr Pissot,

      vielen Dank für Ihren Kommentar. Ja, die WBS ist ein wesentlicher Bestandteil, die einen eigenen Bereich im Projektmanagement einnimmt. Vielen Dank, dass Sie es zur “Sprache” gebracht haben…ich werde diese Thematik gerne in einem weiteren blog-post aufnehmen.

      Viele Grüße
      Sonja Bannick

  2. Pierre sagt:

    Hi Sonja, perfekt beschrieben!
    Wenn Du möchtest, kannst Du gerne mal unser neues, kostenloses W-Fragen Tool unter http://www.w-fragen-tool.com nutzen. Dieses funktioniert ohne Anmeldung oder Registrierung und bietet Textern die Möglichkeit, einfach und effektiv die häufigsten W-Fragen die bei Google zu verschiedenen Themen abgefragt werden, zu ermitteln.

    • Hallo Pierre,
      danke.
      Das W-Fragen-Tool hört/liest sich interessant. Ich werde es sicher einmal auch ausprobieren.
      Danke für den Hinweis :)

      Schöne Grüsse
      Sonja

  3. Sven sagt:

    Hallo Sonja,

    insbesondere bei der Zieldefinition kann ich zustimmen. Ich erlebe in der Praxis immer wieder ein Menge Projekte, die hinsichtlich der Ziele völlig im Blindflug sind. Kennst du das auch?

    Die W-Fragen setze ich in meinen Projekten eigentlich durchgängig ein. Ich habe gemerkt, dass diese Vorgehensweise in kleineren Projekten/Firmen oft völlig ausreicht. Dort braucht man meistens etwas leichtgewichtiges. Wie man das anwenden kann, habe ich Detail schon mal zusammengefasst: http://www.agile-master.de/7-w-fragen-projektmanagement

    Die SMART-Analyse setze ich auch gerne ein. Leider hilft sie aber erst mal nicht, wenn generell noch keine Ziele bekannt sind. Wie gehst du die Zielfindung an, also den Teil der eigentlich für der smarten Zielformulierung kommt?

    Grüße
    Sven

    • Hallo Sven,

      vielen Dank für deinen Kommentar :)
      Ja, ich kenne das sehr gut, dass Projekte immer wieder bearbeitet werden, obwohl das ZIEL noch gar nicht klar definiert, bekannt oder auch für alle Beteiligten klar verständlich ist.
      Hier merke ich dann immer wieder, dass aufgrund der unklaren Zielformulierung die Erwartungshaltungen der Beteiligten unterschiedlich sind und dies dann wiederum das Projekt und den Projektverlauf negativ beeinflusst.
      Daher versuche ich auch in meinem Tagesgeschäft mit meinen Kunden immer wieder die Fokussierung auf die Zielfindung/-definition zu setzen. Dies geschieht ganz individuell.
      Die Zielfindung braucht vor allem eine gute Abstimmung und inhaltlich bewusste Auseinandersetzung mit den Stakeholdern/Projektauftraggebern. Mittels intensiven Gesprächen versuche ich, dass das Ziel herausgearbeitet wird, in denen die Erwartungen, Bedürfnisse, Nutzen und auch der 360-Grad-Blick thematisiert wird. Hilfreich ist zudem, auch immer wieder eine Abgrenzung aufzuzeigen – bis wohin geht das Projektziel, wo sind die Grenzen, Schnittstellen etc. oder auch: Welche Inhalte könnten Sub- oder Folge-Projekte sein?

      Weiterhin kann methodisch die SWOT ein gutes Hilfsmittel sein, um sich inhaltlich an die Zielfindung anzunähern.

      Was/Wie sind deine Herangehensweisen?

      Viele Grüsse nach Süddeutschland!
      Sonja

      PS: Dein Blog http://www.agile-master.de ist sehr interessant :)

  4. Sven sagt:

    Hallo Sonja,

    ich mache das ähnlich. Ich quetsche letztendlich den Auftraggeber, das zukünftige Projekt(kern)team und sonstige Stakeholder aus. Ich bringe die Gruppen möglichst oft zusammen. Du wirst das kennen: Ziele, die gemeinschaftlich oder zumindest im Kompromiss entstanden sind, haben später eine höhere Akzeptanz.

    Du sprichst auch noch einen wichtigen Punkt an. Die Nicht-Ziele. Leider wird das oft vergessen. Und so fehlt die nötige Abgrenzung. Die Folgen sind meistens recht schnell spürbar. Das kostet im Nachhinein immer eine Menge Aufwand.

    Die SWOT-Analyse kenne ich. Ich habe sie bisher aber selten eingesetzt. Nicht, weil ich sie nicht gut finde. Es hat sich einfach noch nicht oft ergeben.

    Über SMART schreibe ich derzeit einem umfassenden Artikel. Für die Formulierung finde ich die Methode klasse. Ich denke, dass der Artikel nächstes WE online geht.

    LG
    Sven

    • Hallo Sven,
      bitte entschuldige meine verspätete Antwort :)

      Ja, das „ausquetschen“ des Projektteams und der sonstigen Steakholders ist immer eine spannende Phase. Hier hilft mir oft die richtige Fragetechnik sowie auch ersteinmal die Basis zu ergründen: Die Bedürfnisse und den Bedarf abholen, sowie die Widerstände und Ängste zu erfassen. Das ist allerdings nicht immer leicht und es kommt auch stark auf das Gegenüber an. Ich habe jedoch schon das Glück erfahren dürfen, dass es zu einer sehr verständnisvollen und sehr guten Zusammenarbeit gekommen ist, so dass im Vorfeld intensiv und offen kommuniziert werden konnte, dass widerum dem Projektverlauf extrem entgegen gekommen ist. Aber dieses Glück oder das Geschick liegt nicht immer vor. Aber das macht es ja auch immer wieder von neu spannend ;)

      Ich habe soeben deinen neuen Artikel über SMARTe Ziele gelesen: Der bringt Freude!! Danke dir für die sehr gute Herausarbeitung und die Darstellungen! Du hast hier viele wichtige Aspekte angesprochen. Ich werde diesen gerne weiterempfehlen :)

      Viele Grüsse
      Sonja

  5. Sven sagt:

    Hi Sonja,

    danke für das Lob und die Empfehlung. :-) Ich freue mich schon drauf, wenn dein Blog wieder zum Leben erweckt wird.

    Bis bald
    Sven

    • Hallo Sven,

      Ja, ich mich auch :)
      Akuell arbeite ich im ‚background‘ bereits an diversen Themen wie z.B. WBS (Work Breakdown Structure), Konfrontations-Meeting – wie könnte man es angehen, Social CRM etc.
      Es wird also nicht mehr lange dauern… :)

      Soeben habe ich meine Event-Rückblicke aktualisiert…

      Bis bald – auf welchem Kanal auch immer ;)

      Viele Grüsse
      Sonja

  6. mehrak sagt:

    Toller Artikel! Danke!

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