Aus (eigenen) Erfahrungen lernen…

Das ist eine Methode, die effizient und vor allem nachhaltig  ist. Denn die (mit-)erlebten Erfahrungen – ob positiv oder negativ – bleiben intensiver haften, im Vergleich zu etwas Gelesenem aus irgendeinem Fachbuch, oder Gehörtem aus einem Monolog-Vortrag von einer Lehrkraft.

Aus den Erkenntnissen, die aus den Erfahrungen entstehen, kann ein hoher Nutzen gewonnen werden: Erlangtes Wissen profitable einsetzen.
Vorraussetzung ist: Aus den Erfahrungen die Erkenntnisse bewusst herausfiltern, diese systematisch sammeln, aufbereiten, gewichten, dokumentieren und verbreiten.
Wichtig ist, dass eine offen Fehlerkultur herrscht und gelebt wird.

Im Business, speziell im Bereich des Projektmanagements kommt Lessons Learned als Methodik des Wissensmanagements zur Geltung und findet Anwendung.

Jedes Projekt ist zwar unique, schafft aber Erfahrungswerte, die neuen Projekten einen Mehrwert liefern können. Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus vergangenen, projektbezogenen Vorgängen können für neue Projekte z.B.

• Fehler vermieden
• Risiken gemindert
• Chancen genutzt und somit
• Qualität gesteigert werden

Lessons Learned richtig ein- und umgesetzt kann Teil einer Erfolgsstrategie sein!

Lessons Learned braucht jedoch auch Raum, Zeit und seinen Platz im Projektplan und Budget. Dies sollte bedacht und bei der Kalkulation berücksichtig werden.

Um so professioneller und bewusster diese Methode angewandt und eingesetzt wird, um so ergiebiger ist sie. Es obliegt dem Lessons Learned-Leiter (der oft direkt der Projekt- oder Teamleiter ist), sein Team entsprechend Lessons Learned zu vermitteln, aufzuzeigen und damit zu agieren. Um eine bestmögliche Wirkung zu erhalten, ist es notwendig, dass das Team diesen Vorgang unterstützt und vor allem mitwirkt.

Folgend ist die Methode und eine mögliche Art der Umsetzung aufgeführt:

 

Umsetzung:

Zur Thematik Lessons Learned gibt es verschiedene Umsetzungsarten, Vorgehensweisen und Handhabungen je nach Projekt-/Phasenumfang, Teamgrösse, Zeitaufwand und Intensität.
Die folgende Umsetzungsart bietet Hinweise und zeigt ein allgemein gehaltenes Handlungsbeispiel auf, dass als Leitfaden dienen und entsprechend flexibel an eine Situation angepasst werden kann.

Lessons Learned durchläuft mehrere Entwicklungsebenen:

Teamfindung
Im Vorfeld des Projektes/der Phase ist vom Lessons Learned-Leiter je nach Teamgrösse zu entscheiden, ob das gesamte Team als “aktive Beteiligte” gilt, oder ob ein Kernteam zu ernennen ist. Die aktiven Beteiligten sind zum späteren Zeitpunkt ebenso Workshop-Teilnehmer, daher ist auf eine begrenzte und sinnvolle Personen-Anzahl zu achten.

Informationsausruf an das Gesamt-Team
Abgesehen von der Auswahl der aktiven Beteiligten ist von Anbeginn des Projektes/der Phase das vollständige Team über den Einsatz und die gewählte Vorgehensweise von Lessons Learned zu informieren. Dies schafft Transparenz und Verständnis. Die Ansprache kann zudem genutzt werden, um das Team für diese Methode zu begeistern und zu motivieren sowie ggf. Missverständnisse zu klären.

Sammel-Phase
Während des Projektes/der Phase ist jetzt jeder aktiv Beteiligte angehalten, Informationen über positive wie auch negative Situationen/Begebenheiten zur Projekttätigkeit  festzuhalten. Hier beginnt die Sammel-Phase. Hilfreich ist es, ein sogenanntes Log-Buch zu führen, um dort die Erkenntnisse zu notieren.
Dies muss nicht detailliert erfolgen, dennoch die Situation kurz widerspiegeln. Die Inhalte dienen als wichtigen Input für den Workshop.

Workshop-Vorbereitung
Der Workshop ist das Kernstück von Lessons Learned. In diesem werden die Erfahrungen aus dem vorgängigen Projekt-/Phasen-Verlauf aufgenommen und im Team bearbeitet, so dass schlussendlich ein allumfassender Lerneffekt erzielt werden kann.

Vor dem eigentlichen Workshop ist jedoch seitens des Lessons Learned-Leiters die Entscheidung zu treffen, ob der Workshop mit vorgegebenen Themen, also als ‘geschlossener Workshop’ durchgeführt, oder ob es eine freie Themenwahl gibt, in diesem Fall als ‘offener Workshop’ organisiert wird.

Ist ein geschlossener Workshop vorgesehen, führt der Lessons Learned-Leiter zur Vorbereitung des Workshops Einzel-Interviews mit den aktiv Beteiligten. In diesen Einzel-Interviews werden Schlüsselerlebnisse (positive wie negative), oder auch wichtige Ereignisse zum Projekt/zur Phase aufgenommen und besprochen.
Ziel dieser Einzel-Interviews ist es, das einerseits der Lessons Learned-Leiter nach der Interview-Reihe ausfindig machen kann, in welchen Bereichen es eine Anhäufung von Schwierigkeiten und Erfolgen gab. Anhand dieses Sammelsuriums kann er schlussendlich geeignete Themen für den Workshop heraus filtern. Andererseits verhilft ein Einzel-Interview dem aktiven Beteiligten, das Projekt/die Phase revue passieren zu lassen und sich bewusst mit einzelnen Begebenheiten und Ergeignissen auseinander zu setzen. Für diesen Prozess ist das Log-Buch zieldienlich, aber auch Leitfragen seitens des Lessons Learned-Leiters, um einzelne Themenkreise zu bilden.
Einige Beispiel-Fragen sind nachstehend aufgeführt:

• Ziele:
  Wie war die Zielsetzung zu Begin? Haben sich die Ziele verändert und wenn ja, wie? Wie sah das Ziel zum Abschluss aus? Gab es Konsequenzen, die sich aus der Zielsetzung/-änderung ergeben haben?
• Kompetenz:
  Waren die Kompetenzen richtig verteilt? Waren die Kompetenzen richtig aufgestellt? Waren Kompetenzen genügend vorhanden?
• Vorgehensweise:
  War die Vorgehensweise geeignet? Hätte es eine alternative Vorgehensweise gegeben?
• Schnittstellenmanagement:
  Wie war das Schnittstellenmanagement? Gab es Widerstand/Verständnis und Entgegenkommen? Was war die Ursache?
• Probleme/Risiken:
  Gab es Probleme und Risiken? Wo und zu welchem Zeitpunkt? Waren sie vorhersehbar und konnten verhindert werden?
• Gelungenes:
  Was war allgemein gelungen, so dass es definitiv wieder eingesetzt/genutzt/durchgeführt werden kann?
• Optimierungsfelder:
  Was war allgemein nicht gelungen, dass es definitive nicht wieder eingesetzt/genutzt/durchgeführt werden kann?

Abschliessend ist mit dem aktiven Beteiligten zu klären, ob die dargelegten Erfahrungen eher vertraulich behandelt werden möchten, oder ob diese ggf. für den Workshop verwendet werden dürften.

Ist ein offener Workshop angedacht, so entfallen diese Einzel-Interviews und die Erfahrungsnennung jedes Einzelnen erfolgt offen im Workshop – ohne systematische Vorabbesprechung.

Ein offener bzw. ein geschlossener Workshop hat jeweils Vor- und Nachteile:

Der Lessons Learned-Leiter sollte mit Bedacht die Form des Workshops – offen oder geschlossen – wählen.

Workshop
Die Durchführung des Workshops:

Teilnehmer
Der Teilnehmerkreis besteht aus allen aktiven Beteiligten und dem Lessons Learned-Leiter. Je nach Situation ist der Projektsponsor oder der Auftraggeber, der Kunde etc. ebenso ein Teilnehmer, da ein Lessons Learned-Workshop einen Einblick in das Projekt/die Phase aufzeigt und sie ggf. teilweise auch mitgewirkt haben und somit Input geben können. Ein Mehrwert ergibt sich erfahrungsgemäss immer für diese Person(engruppe).

Neben dem Teilnehmerkreis ist der Einsatz eines Moderators sinnvoll. Dieser sollte neutral und dementsprechend nicht aus der Gruppe der aktiven Beteiligten kommen, sondern projekt-/phasenfremd sein. Das bewahrt seine Neutralität und verhilft, den Workshop  unvoreingenommen zu leiten und zu führen. Dies beinhaltet neben der Sorgsicht des Ablaufes und des Zeitmanagements auch die Aspekte, dass er darauf achtet, dass Verhaltensregeln eingehalten, Argumente hinterfragt werden; er sich aber nicht an Diskussionen beteiligt, diese aber im Rahmen der Gruppendynamik steuert und zum Workshop-Ziel führt.

Agenda
Jeder Workshop sollte eine Agenda und ein Reglement aufzeigen. Die Agenda kann wie folgt aussehen:

1. Begrüssung
2. Vorstellungsrunde/Erwartungen
3. Einleitung
4. Reglement
5. Projektvorstellung
6. Emotionen angeben
7. Themensammlung und Priorsierung
8. Themenanalyse und Empfehlungen
9. Resultat
10. Weiteres Vorgehen
11. Feedbackrunde

Die einzelnen Agenda-Punkte sind nachfolgend erklärend aufgeführt.
Entsprechend gestaltet sich der Workshop:

1. Begrüssung

Der Moderator eröffnet den Workshop und begrüsst die Teilnehmer.
Die Agenda wird vorgestellt.

2. Vorstellungsrunde/Erwartungen

Die Teilnehmer stellen sich vor und geben ihre Erwartungshaltung ab.
(-> Hilfreich ist es, wenn der Moderator die Erwartungen kurz festhält, damit diese in der Feedbackrunde erneut aufgenommen/verglichen  werden können.)

3. Einleitung

Der Moderator stellt einleitend die Eckpunkte von der Lessons Learned-Vorgehensweise vor, damit jeder Teilnehmer den gleichen Kenntnisstand hat. Hierzu dienen folgende Anhaltspunkte/Fragen:

• Warum wird ein Lessons Learned durchgeführt?
• Wer ist der Initiator?
• Welche Vorarbeit wurde geleistet?
• Fokus des Lessons Learned-Workshops
• Offener/geschlossener Workshop
• Ziel des Workshops

4. Reglement

Ein ausgesprochenes Reglement ist für jeden Workshop sinnvoll. Diese Regeln unterstützen die Teilnehmer in ihren Handlungen und fungieren somit als Leitlinien für die Gruppe.
(-> Hiflreich ist es, wenn  das Reglement für jeden Teilnehmer sichtbar im Raum hängt; z.B. auf einem Plakat/Flipchart)

Das Reglement könnte folgende Punkte aufweisen:

5. Projektvorstellung

Das Projekt wird von dem Moderator kurzweilig vorgestellt – gern auch visuell (z.B. durch Milestones)

• Projektstart
• Projektherausforderung
• Projektdurchführung
• Projektziel

6. Emotionen angeben

Nachdem die Projektfakten dargelegt worden sind, ist jetzt ein guter Einstieg, um die Emotionen bei den Teilnehmern abzuholen. Wichtig hierbei ist, dass das Gesamtprojekt betrachtet und beurteilt wird.
Frage an die Teilnehmer: Wie fühle ich mich, wenn ich an das gesamte Projekt denke?

Dies hilft, das Projekt einzuordnen und die Stimmung und Gewichtung entsprechend zu lenken.
(-> Mögliche Vorgehensweise: Der Projektname wird auf die Whiteboard/Flipchart geschrieben. An die Teilnehmer werden Post-it’s verteilt. Jeder Teilnehmer kann ein Smiley zeichnen und seine Emotion zu dem Projektnamen heften. Wenn möglich in der Gruppe und nicht einzelnd nacheinander.)

Der Moderator kann abschliessend auf das Ergebnis kurz eingehen.

7. Themensammlung und Priorisierung

Je nachdem, ob es ein offener oder ein geschlossener Workshop ist, werden jetzt Themen gesammelt, die Schlüsselfaktoren beim Projekt waren.

Geschlossenen Workshop:
Durch die bereits erfolgten Einzel-Interviews hat sich eine Themenauswahl ergeben, die jetzt dem Team aufgezeigt und angeschrieben wird.

Offener Workshop:
Bei einem offenen Workshop können die Teilnehmer offen und ehrlich abgefragt werden, was für Schlüsselelemente sie sehen. Je nach Gruppengrösse und Situation können von dem Moderator gewisse Bereiche vorgegeben werden wie z.B.

• Projektstart
• Projektdurchführung
• Projektende
• Teamwork
• Technischer Input

Vorgehensweise:
An die Teilnehmer können Hilfsfragen gestellt werden, die auch z.B. ans Whiteboard geschrieben werden:

Was war schwierig? + Was war gut?

Der Moderator nimmt die Inhalte der Teilnehmer entgegen und schreibt sie für alle sichtbar auf. Diese Sammlung von Begriffen könnte auch alternativ durch eine Gruppenarbeit herausgearbeitet werden.

Diese beiden Hilfsfragen dienen der entsprechenden Themensammlung –  ganz offen, oder zu den bereits vorgegebenen Bereichen.

Jetzt erfolgt die Priorisierung.
Die Priorisierung kann einerseits offensichtlich durch die Themenauswahl oder Angaben der Teilnehmer vorliegen. Andererseits ist bei einer ausgewogenen Situation die Priorisierung herauszuarbeiten. Dies kann eine Herausforderung darstellen, da die unterschiedlichen Sichtweisen der Teilnehmer zu unterschiedlichen Gewichtungen führen können. Sinnvoll ist es daher, wenn der Moderator die Priorisierung führt und die Teilnehmer bei der Abfrage der Priorisierung unterstützt (Aspekte wie z.B. Bedürfniserkennung, Erfolg auf das Gesamtprojekt, Kritische Erfolgsfaktoren erkennen/herausziehen könnten hierbei zieldienlich sein).

Je nach Situation, Angabenanzahl und Zeitfaktor sind 1-6 Themen zu priorisieren und entsprechend weiter zu bearbeiten. Wichtig ist, dass es negative sowie auch positive Aspekte gibt, die aufgenommen werden. Lessons Learned umschliesst beide Bereiche.

8. Themenanalyse und Empfehlungen

Die priorisierten Themen werden jetzt herausgestellt bzw. gesondert aufgeführt.

Es folgt die Analyse und die Herausarbeitung einer Handlungsempfehlung.
Leitfragen können hier sein:

• Wie ist es zu dieser Situation gekommen? Was war ausschlaggebend?
  => Ursache
• Was war die Folge, das Ergebnis, die Konsequenz?
  => Auswirkung
• Was war gelungen, was hätte optimiert werden können?
  => Herausarbeitung/Beschreibung einer Handlungsempfehlung

(->Dieser Part ist ein klassischer Gruppenarbeitsbereich, der in kleinen Einzelgruppen oder in der Gesamtgruppe über den Moderator bearbeitet werden kann.)

9. Resultat

Die Empfehlungen, die durch die vorgängige Themenanalyse herausgearbeitet wurden, werden jetzt einzelnd in der Gruppe dargestellt und aufgelistet. Die Gruppe ist angehalten, die Empfehlungen konstruktiv zu besprechen. Ziel ist es, dass jede Handlungsempfehlung für jeden Teilnehmer schlüssig, sinnvoll und einsatzfähig ist und somit jede Handlungsempfehlung vom Gesamtteam schlussendlich “abgenommen” wird.

10. Weiteres Vorgehen

Dieser Agenda-Punkt umschliesst die Aufnahme, wie das weitere Vorgehen gestaltet wird. Je nach Situation können das Punkte sein, wie die Kommunikation, die Dokumentation, die Informationsweitergabe sein kann. Oder auch, ob es Folgetermine geben könnte, in denen ein Austausch stattfindet, ob die neuen Handlungsempfehlungen zieldienlich waren oder optimiert werden könnten usw.

11. Feedbackrunde

Bei der Feedbackrunde wird von den Teilnehmern das Feedback zum Lessons Learned und zum Workshop eingeholt. Sinnvoll ist es, wenn die Erwartungen – die anfänglich aufgeführt wurden – hier noch einmal Erwähnung finden.

Darauf hin erfolgt der Abschluss, die Danksagung und die Auflösung des Workshops.
Der Workshop hat somit seinen Abschluss erfahren.

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Mein Fazit:

„Lessons Learned ist eine sehr gute Methode, aus Erfahrungen Wissen zu generieren und dies zu streuen. Die Methode ist in sich flexible und somit auf jede Situation und auf jede Teamgrösse anpassbar. Der Income schafft bei den beteidigten Personen ein Bewusstsein, sich mit dem Projekt/der Business-Phase näher und intensiver zu befassen. Die Durchführung des Workshops und dessen Outcome ist ein Mehrwert, der für viellerlei Optimierungsbereiche nutzvoll ist. Aus Erfahrungen lernen hat sich in der Praxis bewährt… auch wenn es teilweise eine Herausforderung ist.“

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Im Nachgang möchte ich mich sehr für die jeweiligen Kommentare, Hinweise, Anmerkungen etc. bedanken, die über die einzelnen Gruppen von XING und LinkedIn zu diesem Blog-Post abgesetzt wurden:

XING-Gruppe:
Knowledge Management
Wissens Management – Das Magazin für Führungskräfte

LinkedIn-Gruppe:
Projektmanagement
Projekte erfolgreich führen

Vielen Dank!
Ich freue mich auf einen weiteren Austausch…

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Update September 2016:
Es hat mich sehr gefreut, der Anfrage von TPG (The Project Group) nachkommen zu können, als Gastautorin über das Thema Lessons Learned zu schreiben.
In diesem Artikel habe ich mich einer verkürzte Variante des Lessons Learned gewidmet. Lesen Sie hier:

Lessons Learned im Projektmanagement – so geht’s richtig

Vielen Dank an dieser Stelle an das Blog-Team von TPG!