Jeder Projektmanager hat das gleiches Problem: Es gibt während und in Projektphasen immer wieder Probleme. (Fast) jedes Projekt durchläuft Probleme und überwindet sie mal besser und mal weniger gut. Probleme sind Einschneidungen, die eine Abweichung vom Projektablauf/-Plan hervorrufen und somit den Projektmanager und sein Team immer wieder herausfordern.
Mit dem richtigen Blickwinkel können aber Probleme ‘lösungsorientierte Chancen’ sein! Diese Chancen sind zu erkennen und zielorientiert in das Projekt zu integrieren.
Um dies zu erreichen, ist es wichtig sich der Probleme anzunehmen und diese zu analysieren. Ignoranz ist hier fehl am Platz, denn dass schafft eine Vervielfältigung und keine Reduktion bzw. Eliminierung der Probleme. Proaktives Handling schafft Klarheit und die Chance zur Lösung.
Viele Methoden und Maßnahmen sind entwickelt worden, um sachlich und bestimmt ein Problem zu beheben.
Die folgende 5-Punkt-Analyse ist eine hilfreiche Herangehensweise der Problembewältigung und -Behebung:
- Punkt 1: Problemdefinition
Grundlegend sollte das Problem definiert werden. Es sollte eindeutig und konkret benannt werden.
- Punkt 2: Problemabgrenzung
Ist das Problem definiert folgt die Problemabgrenzung. Sie dient dazu, das eigentliche Problem klar herauszustellen und zu isolieren. Es werden hier Bereiche und Aspekte formuliert, die durch das Problem beeinträchtigt werden. Diese Bereiche sollen von den ‘unberührten’ Bereichen abgegrenzt werden, so dass eine eindeutige Beurteilung der Problemlage ersichtlich ist. Dies bildet die Grundlage, um das Problem und den Problembereich zu beurteilen und den Umfang zu ermitteln.
- Punkt 3: Problemwirkung
Durch die Problemabgrenzung kann die Problemwirkung erfasst werden. Welche Auswirkungen hat das Problem hinsichtlich der Hardfacts eines Projektes: Zeit, Kosten, Qualität? Die Wirkung sollte konkret und detailliert bestimmt und dokumentiert werden.
- Punkt 4: Problemursache
Ist die Problemwirkung bekannt, ist die Beschreibung der Problemursache der nächste Schritt. Jetzt richtet sich der Blick auf die Ursache. Die W-Fragen sind eine gute Anleitung der Ursachenforschung:
– Warum hat sich etwas verändert?
– Was hat sich verändert?
– Wo hat sich was verändert?
– Wie hat sich was verändert?
– (Seit) wann hat sich was verändert?
– Wieviel hat sich verändert?
– Wer hat sich verändert?
Um diese Veränderungen noch deutlicher herauszuarbeiten ist eine Gegenüberstellung der ‘Ist’- und der ‘Ist nicht’-Situation dienlich.
- Punkt 5: Problemlösung
Nachdem die Ursache(n) festgestellt worden ist/sind, kann der Fokus auf die Lösung des Problems gerichtet werden. Lösungswege und Möglichkeiten lassen sich durch die vorangegangene Analyse entweder ableiten oder sind schon offensichtlich erkennbar. Bei komplexen Gegebenheiten kann die Analyse als Basis für die Lösungsentwicklung genutzt werden.
Jeder Lösungsansatz, Alternativen, Chancen, Möglichkeiten sollten beschrieben und schließlich nach Risiken und Hindernissen geprüft werden, um ggf. ein weiteres Problemaufkommen auszuschließen.
Ist ein Lösungsweg gefunden, so kann dieser zielgerichtet ein- und umgesetzt werden. Wichtig hierbei ist klare Kommunikation und Transparenz im Projektteam zu schaffen. Besondere Aufmerksamkeit verdient das Umsetzungsteam, da sie den letzten Schritt zur Problembehebung vornehmen und realisieren. Die finale Beobachtung der umgesetzten Lösung sollte Aufschluss geben, ob der gewählte Lösungsweg korrekt war und somit das Problem erfolgreich behoben worden ist.
Stellt sich ein Erfolg nicht ein, so darf gerne bei der Problemdefinition erneut begonnen werden.
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Abschließend möchte ich erwähnen, dass die Problembehandlung als ein Teil des Projektmanagements angesehen und dementsprechend hiermit kalkuliert werden sollte. Jedem Projektmanager und jedem Entscheidungsträger sollte dies bewusst sein sowie die Erkenntnis, dass Probleme gerne die Eigenschaft haben, unerwartet und unverschuldet zu entstehen. Problemerkennung und deren Lösung ist ein sensibles und bedeutendes Thema, das leider immer wieder negative Empfindungen assoziiert. Hier sollte angesetzt werden, dass jedes Problem auch als Chance und positive Herausforderung gesehen werden kann. Denn sie können helfen, Projekte zu optimieren und/oder zu modifizieren. Auch Erfahrungen zu sammeln und für folgende Projekte neue Möglichkeiten und Wege zu schaffen, die einen Mehrwert darstellen können.
Wird der Blickwinkel nicht auf das negative Problem, sonder auf die bevorstehende Chance gerichtet, lässt sich die Abwicklung sicherlich leichter und motivierter durchführen.