Im Bereich Projektmanagement gibt es immer wieder neue Tools und Methoden, um ein Projekt jeglicher Größe zu steuern. Neue Systeme werden geschaffen und neue Ansatzpunkte sowie Darstellungen werden diskutiert. Diese Entwicklung ist sehr spannend und sicherlich auch wegweisend. Jedoch gibt und gab es in der Vergangenheit Tools, Systeme und Analysemittel, die sich im Projektmanagement auch bewiesen haben. Eine dieser Mittel ist die W-Liste:

Wer macht was wann wie wofür?

Ja, diese Liste ist jetzt nicht für Großprojekte gedacht, hier wenn überhaupt als Hilfsmittel zur Grobplanung einsetzbar. Aber für kleinere Projekte, die sich im operativen Bereich abspielen eine gute Möglichkeit, um vorerst eine analytische Übersicht zu bekommen und dann im Projektverlauf auch eine dynamische Abwicklung zu visualisieren und eine Art Controlling-Hilfsmittel an der Hand zu haben. Gerne wird diese Liste auch als Hilfsmittel oder Wegweiser für ein Feinkonzept oder zur Vorabplanung für das Gantt-Diagramm verwendet.

Anbei ein einfaches Beispiel für eine Aufbereitung einer Due Dilligence. Sicherlich sind die Inhalte nicht konkretisiert, es soll auch nur zur Veranschaulichung dienen.

Anhand des Beispieles ist auf einen Blick ersichtlich, wer was wann wie und wofür zu tun hat und welche Teilbereiche oder Stichtage das Projekt hat.

Gerne können die einzelnen Bereiche farblich zusammengehörig dargestellt werden, oder die einzelnen Personen erhalten jeweils eine eigene Füllfarbe. Hier gibt es viele Möglichkeiten, die Übersichtlichkeit noch visuell zu intensivieren.

Um noch mehr und aktuelle Information mit aufzunehmen ist es auch üblich eine weitere Spalte zu setzen, wo Notizen, oder der StatusQuo vermerkt werden kann. Hier könnten dann evtl. Risiken oder Änderungen erfasst werden, die in den Meetings jeweils besprochen wurden.

Ebenso ist es möglich, die Liste weiterhin zu detaillieren, bzw. “Untergruppen” zu den einzelnen Task zu erstellen. So kann sich jede Person weitere todo’s “einschreiben” und in die Liste integrieren.

Nachteilig ist sicherlich, dass diese Liste ihre übersichtliche Funktion verliert, wenn sie zu lang und zu umfangreich gestaltet und geführt wird. Es sei denn, dass dann wiederum nur Teilabschnitte jeweils “bearbeitet” werden.

Abschliessend positiv zu vermerken ist, dass diese Art von Liste schnell und einfach erstellt werden kann und somit promt einsetzbar wird. Hinzu kommt, dass dies in Excel oder in Numbers gestaltet werden kann, ohne dass zu tiefgreifendes Wissen für diese Programme benötigt wird.