(… im klassischen Projektmanagement)

In der heutigen Zeit werden Projekte – ob groß oder klein, ob komplex oder überschaubar, sehr schnell aktiviert und haben oft und gerne ein sehr enges Zeitfenster. Um den heutigen Anforderungen gerecht zu werden, bedarf es eines sehr guten Projektmanagements.

Jedes Projekt ist für sich einzigartig und verläuft selten nach der ursprünglichen Planung. Externe, wie auch interne Einflüsse können das geplante Projekt so beeinträchtigen, dass der Projektverlauf eine Wendung (positiv wie auch negativ) nimmt. Um solche Einwirkungen zu steuern, hierauf flexibel zu reagieren, diese in den Projekthergang einzubauen und dennoch zum gewünschten Ziel zu gelangen, braucht es ein stabiles Gerüst. Nur ein solides Grundgestell kann die “Abweichungen” und “Einstiche” auffangen und konstruktiv umwandeln, bzw. weiterleiten.

Dieses Gerüst (im klassischen Projektmanagement) beinhaltet ein gut abgestimmtes Team, eine effiziente Projektplanung und einen agierenden Projektmanager. Denn um eine Stabilität der Zielerreichung zu erlangen, braucht es eine transparente und konkrete Planung aus der das Team effektiv die Projektabfolge umsetzt, geleitet, geführt und geschützt von dem Projektmanager.

Ein Projekt kann grob in drei Bereiche gegliedert werden:

• Projektklärung / Vorbereitung
• Projektdurchführung / Umsetzung
• Projektschluss / Zielerreichung

Die Projektklärung, die Vorbereitung stellt den Auftakt in einem Projekt dar. Es bildet das Fundament, die Basis.

Um eine zielführende Klärung zu erreichen, braucht es eine klare Kommunikation mit dem Kunden oder Projektinitiator. Das Ziel ist das Ziel…. die fundierte Zieldefinition und dessen Erwartungen müssen konkret erfasst und schriftlich niedergelegt werden. Oft ist es der Fall (je nach Unternehmen und Projektgröße), dass die ursprüngliche Projektanalyse in den Klärungsprozess eingebunden wird. Gerne bedient man sich in diesem Bereich von Analyse-Hilfsmitteln, die entsprechend dem Projektbedürfnis angepasst sind. Eingesetzt wird z.B. eine IST-SOLL-Analyse, hilfreich kann auch eine SWOT-Darstellung oder Produkt-/Unternehmenspositionierung sein. Um den Projekterfolg einschätzen zu können, sind Machbarkeits- und Risikoanalysen geeignet – je nach Projektart und Inhalt.

Es folgt die Grobplanung z.B. eine sogenannte Meilenstein-Planung oder eine Auflistung von Checkpoints. Hier werden wichtige Steps, Phasen oder kritische Momente erfasst. Eine Art oberflächlicher Streckenplan, an dem sich die Abfolge, der Laufplan orientieren kann bzw. sollte. Die Grobplanung sollte je nach Projektumfang, -Budget und -Wichtigkeit mit allen Bereichsspezialisten, Kunden oder auch Investoren abgestimmt und besprochen werden. Diese wichtigsten Stationen oder Checkpoints in einem bevorstehenden Projekt sollten für jeden Beteiligten verständlich und transparent sein und dementsprechend sollte jeder sein Einverständnis kommunizieren, oder seine Einwände mitteilen.

Erst wenn die Grobplanung einhundertprozentig “verabschiedet” worden ist, kann sich der Projektmanager an den “Feinschliff” setzen und die eigentliche Projektplanung erstellen, die auf der Grobplanung basiert. Jetzt kommt spätestens auch die Resourcenplanung hinzu, sprich die Zusammenstellung und Einteilung des Umsetzungsteams.

Die detaillierte Projektplanung kann je nach Aufwand und Projektumfang sehr umfangreich und komplex erfasst und gestaltet werden. Verschiedene Projektplan-Programme/Softwares können hier behilflich sein, je nach dem wo der Schwerpunkt gelegt wird. Gängige Tools sind MS-Project, oder auch das Gantt-Diagramm, oder auch einfach EXCEL/Numbers, gerne auch die Serviette von einem Restaurant…(guten Projektmanagern sagt man nach, dass sie ihre Planung auch auf einer Serviette erstellen können)… Viele Unternehmen haben jedoch ihre selbstentwickelten Templates, die vom Projektmanager genutzt werden müssen.

Wichtige Projektplanungsbereiche können sein:

• Timemanagement / Timing
• Terminkoordination / Deadlines
• Resourcenplanungen / Manpower-Pakete
• Abhängigkeiten von einzelnen Todo’s oder auch Vorgängen
• Problemdarstellung / kritischer Pfad
• Puffer
• Verantwortungsbereiche
• Kostenspiegel
• Sonstiges

Ein guter Projektmanager sollte sein Projekt, alle bestehenden Bereiche sehr gut kennen und gut abschätzen können, um die richtigen Bausteine in die richtige Reihenfolge zu schieben. Puffer gut kalkulieren, aber auch Schwierigkeiten und Risiken im Vorfeld erkennen und Lösungsansätze parat haben, bzw. suchen und ggf. einbringen sind hier nur einige von vielen Herausforderungen.

Die Projektdurchführung kann beginnen, wenn die Planung erstellt und an das Team kommuniziert ist. Jetzt folgt der Startschuss für die operative Seite, die Umsetzung! Nun ist es am Projektmanager, sein Team anhand des Plans zu führen. Jetzt kommt der Projektplan in Verkleidung des „Leitfadens“ daher und muss sich beweisen.

Wichtig ist, dass der Projektplan während der Projektdurchführung, der Umsetzung ebenso aktiv am Geschehen teilnimmt. Es kommt zu einer gegenseitigen Synergie, da die Projektdurchführung aufgrund der Planung vonstatten geht, jedoch auch der Plan bedingt durch die Projektumsetzung aktualisiert wird. Der Projektmanager sollte seinen Plan als lebendiges Konstrukt sehen, der täglich den Begebenheiten der Projektsituation angepasst und bearbeitet werden sollte. Um so weiter das Projekt vorankommt, um so gefüllter sollte der Projektplan darstehen und jegliche Informationen enthalten.

Die Umsetzungsphase ist eine spannende Zeit, da nun alle „Rädchen“ ineinander laufen sollten/müssten, um einen reibungslosen Ablauf zu gestalten. Das Team „produziert“ und arbeitet sich zum Projektziel hin. Die Projektplanung erlangt täglich neue Informationen und Meldungen und der Projektanager sollte sich dem managen, navigieren, beobachten, controllen, unterstützen, entscheiden, führen, delegieren, kommunizieren, reporten, organisieren und koordinieren etc. widmen.

Richtig spannend wird es, wenn es „Einschneidungen“ und „Einstiche“ und/oder „Vorfälle“ gibt – seien sie negativ oder positiv – die während des Projektverlaufes be- und verarbeitet werden müssen. Und diese Spannungen gibt es in jedem Projekt! Jetzt ist es an den Projektbeteiligten, dem Manager und seinem Team, hierauf zu reagieren und eine zielorientierte Lösung zu schaffen. Eine Herausforderung für jeden und den Teamgedanken!

Der Projektabschluss wird immer erreicht – da jedes Projekt ein definitives und gesetztes Ende hat. Ob jedoch die Projektziele zu 100% erreicht wurden, ist nach Abschluss zu beurteilen und zu erkennen.

Ein Projekt sollte immer mindestens drei „Abschlüsse“ haben:

1.) Präsentation/Reporting beim Kunden/Projektinitiator: Das Projektziel wird beim Kunden/Projektinitiator präsentiert und/oder reportet. Die anfänglichen Vorstellungen, die bei Projektklärung festgesetzt worden sind, sollten mit den jetzt vorliegenden Endergebnissen übereinstimmen. Abweichungen sollten bereits im Vorfeld kommuniziert und mit dem Kunden/Projektinitiator abgestimmt worden sein.  Abschließend sollte mit dem Kunden/Projektinitiator das Projektende besprochen/dokumentiert werden, oder Ergänzungen abgestimmt und festgehalten werden.      2.) Abschluss mit dem Team: Das Team sollte in einem Abschlussmeeting zusammen kommen, um einen Abschlusspunkt zu setzen. In diesem Meeting sollte ein Review passieren, wo jedes Teammitglied den Projektverlauf, seine Eindrücke, Erlebnisse, seine gewonnenen Kenntnisse mitteilt und ggf. angibt, was gut und was weniger gut war. In jedem Fall, ob das Projekt erfolgreich oder nicht war, sollte der Abschluss zusammen im Team celebriert werden.      3.) Projektanalyse ggf. Controlling: Der Projektmanager sollte ebenso „sein Projekt“ abschließen, indem er die Projektphasen analysiert und ggf. Controlling-Tools anwendet. Die Projektplanung dient ihm, um eine detaillierte Übersicht zu erhalten, wie das Projekt ge- und verlaufen ist.  Sind alle Aufgaben zum geplanten Abschluss gekommen, wo gab es Abweichungen und aus welchem Grund? Sind die Arbeitspakete gut verteilt und effektiv gewesen? Welche Probleme gab es wann und wie sind sie gelöst worden? Gab es Kommunikationsschwierigkeiten mit dem Team/Kunden? Nicht nur diese Antworten lassen sich aus dem Plan ziehen, denn der finale Projektplan ist die Dokumentation des Projektes und eine Art Zeugnis für die Beurteilung des Projektes und den Projektmanager.

Fazit:

• Ein stabiles Projektteam (Manager+Umsetzungsteam) ist die Basis für ein erfolgversprechendes Projekt
• Projektklärung soll das Ziel und den Weg klar herausstellen
• Projektdurchführung ist die Spannungsphase, die zielgerichtet verarbeitet werden sollte
• Projektabschluss ist 3-fach erlebbar durch die Form und Sicht aus:  Kunde/Initatior, Team, Review+Analyse