Effektives Zusammenarbeiten – auch mit einem “neuen” Team

Im Projektmanagement kommt es immer wieder vor, dass die Teams nicht von Projekt zu Projekt konstant sind, sondern je nach Projektart, -umfang oder –inhalt neu auf- und zusammengestellt werden. Dies bedeutet für jedes Teammitglied und auch für den Projektleiter immer wieder eine neue Herausforderung, sich nicht nur auf das neue Projekt einzustellen, sondern sich auch auf eine neue Mitarbeiterschaft einzulassen.

Jetzt liegt es am Projektleiter, sein Team schnell zusammenfinden zulassen, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen und die Arbeiten effektiv und effizient zum Projektziel zu leiten. Dienlich ist es, dass anfänglich eine Art “Verhaltensrahmen” zusammen besprochen und abgestimmt wird. An diesen Eckpunkten können/sollten sich die Teammitglieder in der Projektphase orientieren und versuchen, diese aktiv zu leben.

Je nach Führungsart des Projektleiters, je nach Art des Teams, je nach Projekt kann dieser “Rahmen” enger oder breiter gestaltet und verwendet werden. Folgend sind ein paar “Anregungen” aufgelistet, die je nach Bedarf angesprochen und/oder genutzt werden dürfen/können/sollten/müssten:

  • Kurze Vorstellung jedes Einzelnen

Im ersten Teammeeting ist es hilfreich, wenn sich jedes Mitglied kurz vorstellt und evtl. einige berufliche Stationen angibt, oder berufliches KnowHow, oder Erfahrungswerte, oder aber auch seine Erwartungen an das Projekt etc. So lernen sich die Teammitglieder einfacher kennen und können auf evtl. vorhandene Erfahrungen, Erlebnisse oder fachliche Ergänzungen eingehen und sich gegenseitig besser aufeinander einstellen.

  • Respektvoller Umgang miteinander

Im Team sollte ein respektvoller Umgang aktiv gelebt werden. Hierzu gehört, dass z.B. in Meetings jeder jedem zuhört und dass jeder jeden aussprechen lässt. Dass keiner sich irgendwie “anders” beschäftigt (z.B. gelangweilt mit einem mobilen Endgerät spielt, oder “Bullshit-Bingo” creiert).

  • Jedes Teammitglied ist ein vollwertiges Teammitglied

Jeder sollte sein “Nebenan” als vollwertiges Teamitglied sehen und auch so behandeln. Im Team solle es keine Unterschiede geben, da jeder im Team zum Projekt beiträgt, sonst wäre er ja nicht im Team.

Wichtigkeiten der einzelnen Arbeiten/Personen sollten nicht unterschiedlich und eigenständig bewertet werden. Ein “sich über einen stellen” schafft keine gute Atmosphäre und fördert nicht den Teamgedanken.

  • Ganze Konzentration auf das Projekt

Leider kommt es immer wieder vor, dass sich das Team durch Begebenheiten oder Umstände von dem eigentlichen Projekt oder auch dem Projektziel ablenken lässt. Hier ist nicht nur der Projektleiter gefragt, sondern jeder einzelne im Team, sich immer wieder auf das Ziel auszurichten und “Nebensächlichkeiten” auf die Zeit nach dem Projekt zu verlegen. Jetzt ist die richtige Priorisierung gefragt. Um so höher die Konzentration auf das Projekt ausgerichtet ist, um so intensiver wird sich mit dem Projekt/todo beschäftigt und um so involvierter ist und fühlt man sich.

  • Diskussionen: gerne, aber konstruktiv bitte

Bedingt durch die unterschiedlichen Erfahrungen, die in persona im Projekt aufeinander treffen, kommen in Meetings oder allgemein im Team Diskussionen auf. Diese dürfen auch gerne geführt werden, aber sie sollten auf einer konstruktiven Ebene angesetzt, durchgeführt und abgeschlossen werden. Persönliche Angriffe sind definitiv tabu!

Eine konstruktive Diskussion kann fachlich sehr hilfreich sein und darüber hinaus den Teamgedanken festigen, zudem wenn sie lösungsorientiert geführt wird.

  • Probleme/Risiken/Konflikte direkt ansprechen und nach Lösungswegen suchen

In jedem Projekt gibt es fachlich oder emotional negative Begebenheiten, wie z.B. Probleme, Risiken, Konflikte und Unstimmigkeiten. Diese “Negativitäten” sollten direkt und ohne Scheu an- und ausgesprochen werden. Sie sollten thematisiert werden und –ganz wichtig- es sollte gemeinsam nach einem Lösungsweg gesucht werden. Denn nur z.B. ein Problem darstellen, schafft das Problem noch nicht aus der Welt. Aus dem Problem eine nutzbare Lösung zu erschaffen, ist eine Herausforderung, aber erforderlich.

  • Projektstatus ist jedem Teammitglied gegenwärtig

Im Verlauf eines Projektes sollte jedem Teammitglied der aktuelle Projektstatus bekannt sein, bzw. gemacht werden. Er ist nicht nur wichtig für die Orientierung der eigenen Arbeit, sondern dient auch der Motivation und Einschätzung der Lage, sowie der Voraussicht.

  • Arbeitsvorgänge/todo’s sollten jedem Teammitglied verständlich und klar sein

Jedes Teammitglied sollte seine zugeteilten Arbeitsvorgänge/todo’s 100%ig verstehen und klar erkennen, was zu tun und nicht zu tun ist. Zudem sollten die jeweiligen Abhängigkeiten zu den “Nachbar-“ oder “Parallelvorgängen” bekannt und klar formuliert sein, um die eigene Arbeit dementsprechend zu koordinieren und zu tätigen. Ist dieses Wissen nicht vorhanden, sollte die fehlende Information umgehend nachgereicht werden.  Eine Kenntnislücke kann zu einem großen Konflikt (fachlich und auch emotional) führen und die Projektarbeit und das Ziel gefährden.

Fazit:

Jedes neue Team ist einzigartig und braucht eine gewisse Eingewöhnungsphase, um “miteinander” zu arbeiten. Um dieses “miteinander” zu gestalten, sind kleine Hilfsmittel in Form von Verhaltensregeln sehr hilfreich.

  • Kurze Vorstellung jedes Einzelnen
  • Respektvoller Umgang miteinander
  • Jedes Teammitglied ist ein vollwertiges Teammitglied
  • Ganze Konzentration auf das Projekt
  • Diskussionen: gerne, aber konstruktiv bitte
  • Probleme/Risiken/Konflikte direkt ansprechen und nach Lösungswegen suchen
  • Projektstatus ist jedem Teammitglied gegenwärtig
  • Arbeitsvorgänge/todo’s sollten jedem Teammitglied verständlich und klar sein

Ergänzungen oder weitere “Anregungen” sind gerne gesehen und auch gerne diskutiert (konstruktiv).

Sicherlich empfinden viele Leser die o.g. Punkte für selbstverständlich – was es auch sein sollte. Leider habe ich immer wieder erfahren müssen, dass die Erwähnung und auch klare Kommunikation einiger “Hilfsmittel” oft von Teammitgliedern indirekt gefordert wurden.

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