Ein Projekt – welcher Art und welchem Umfang auch immer – sollte organisiert, strukturiert und koordiniert werden. Um einen Überblick, aber auch eine Rücksicht zu erhalten und auch voraus schauend wirken zu können sind Projektlisten oder –Pläne notwendig. Diese Listen und Pläne begleiten und gestalten das Projekt von Anfang bis Ende und sind daher die zentrale Maßnahme, die vom Projektleiter äußerst gut und mit Bedacht gewählt werden sollte.

Denn die Pläne sind nicht nur Hilfsmittel für den Projektmanager, um den StatusQuo eines Projektes zu erfassen… sie sind mehr, sie sind die visuelle Darlegung des kompletten Projektes und sicherlich auch ein Beitrag zum Erfolg oder Misserfolg eines Projektes.

Im Vorfeld sollte der Projektmanager sorgsam auswählen, welche Projektlisten und Pläne für das anstehende Projekt richtig und ratsam sind. Leider gibt es nicht DEN Projektplan, der für alles und jedes genutzt werden kann. Jedes Projekt ist einzigartig und bedarf so einer unikaten Planung. Hinzu kommt, dass jeder Projektmanager seine eigene Art und Weise hat und dementsprechend die Pläne von dem „Betreiber“ angepasst werden. Ebenso werden von Unternehmenseite aus eigene Templates oder Systeme vorgelegt, die entsprechend den Unternehmensrichtlinien und den evtl. integrieren Reporting-, Finanz- oder Controlling-Tools gestaltet sind und genutzt werden müssen. Dann ist es an der Kreativität des Projektmanagers, diese vorgefertigten Dokumente dementsprechend anzupassen und sozusagen „passend“ für sein Projekt zu fertigen. Dies hilft dem Projektmanager auch ganz nebenbei, dass er das anstehende Projekt durchdenkt, es strukturiert und anhand des Aufbaues des Projektplanes und/oder der Projektliste sein Projekt „aufbaut“.

Keypoints wie z.B.:

• Timings/Deadlines
• Ressourcen/Manpower
• Budget
• Verantwortungsbereiche
• Abhängigkeiten
• Kritische Verläufe/Kritischer Pfad
• Puffer
• Leistungs-/Qualitätsabfolgen
• etc.

helfen dem Projektmanager sein Projekt von A bis Z zu erfassen und jeden einzelnen Bereich zu „bearbeiten“ und darzulegen.

Um so genauer und eingehender die Planung im Vorfeld erfasst wird, um so leichter kann der Projektmanager im Verlauf seines Projektes re- und agieren.

Im Projektverlauf erkennt der Projektmanager, wie gut seine Planung war. Um so stabiler und konkreter die Planung vorgenommen worden war, um so einfacher ist es jetzt für den Projektmanager, den Projektverlauf in der „Dokumentation“ zu erfassen. Jetzt kommt „Leben“ in den Projektplan, da dieser mit der laufenden Projektabfolge wächst. Der Projektplan und der Projektverlauf bedingen sich gegenseitig. Sie sind von einander abhängig, unterstützen und führen sich; geleitet und gesteuert vom Projektmanager. Um so aktiver der Projektplan genutzt und dem Projektverlauf angepasst wird, um so einfacher ist es für den Projektmanager z.B. auf Risiken hinzudeuten, sie abzuschätzen und sie zu entfernen. Oder auf kurzfristige Gegebenheiten und Einschnitte zu reagieren. Die gebündelten Informationen verhelfen dem Projektleiter in jeder Situation sein Projekt zu navigieren.

Der Projektplan spiegelt den Projektverlauf wieder und beurkundet das laufende Projekt. Der Projektmanager kann die Entwicklung des Projektes erfassen und durch Ableitungen und Gegebenheiten vorausschauend eingreifen und das Projekt zum Ziel steuern.

Ist der Projektabschluss erreicht (und hoffentlich auch positiv gelungen) sollte der Projektplan ebenso ausgefüllt sein und finalisiert werden. Jetzt ist jedoch noch nicht Schluss mit dem Plan! Bitte jetzt nicht abheften und an akta legen…denn der finale Projektplan ist auch jetzt noch ein ganz wichtiges Tool beim Projektabschluss und dem Revue-passieren. Jetzt dient der Plan dazu, dass der Projektmanager mit seinem Team analysieren kann, was wo wie beim Projekt gut oder nicht so gut verlaufen ist. Auch der Projektmanager kann für sich selber ersehen, ob seine Planung ausreichend war und dem Projekt dienlich, oder ob es „Lücken“ gab, die im nächsten Projekt erfasst werden müssten. Der Projektplan kann ein visuelles Zeugnis darstellen, das den Projektmanager, das Team und/oder das Projekt ansich beurteilt und „Zeugnis ablegt“. Aufgrund dessen kann der Projektpan wiederum eine direkte oder auch indirekte Entscheidungsgrundlage für zukünftige Einsätze oder auch Projekte sein. Aber auch als „Vorlage“ dienen für kommende Pläne, die jedoch wieder dem zukünftigen Projekt und Projektmanager angepasst werden müssen.

Fazit:

• Umsichtige Projektplanung verhilft dem Projektmanager sein Projekt aufzubauen
• Der Projektplan ist der visuelle Zwilling von der Projektaktivität – und pflegen eine gegenseitige Abhängigkeit
• Ein guter Projektplan kann unvorhergesehene Einstiche im Projektverlauf abfedern
• Der finale Projektplan dient als Analyse und Zeugnis für das Geschehene und stellt eine Entscheidungsgrundlage für das Zukünftige dar

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Im Nachgang möchte ich mich bei allen Beteiligten für den sehr interessanten Austausch zu dieser Thematik in der Gruppe „Projektmanagement“ bei LinkedIn bedanken.
Ich freue mich auf weitere Statements, Hinweise und Anmerkungen, die in diesem Umfeld gesammelt worden sind.
Sonja Bannick